管理組合のための失敗しない 設計監理コンサルの選び方
−マンション大規模修修繕−

１．とうとうマンション大規模修繕の準備開始！

　新築で入居したマンションも10年近く経ってくるとあっちこっち傷んできます。買ったときにはそんなことは正直言って頭になんてないですよね。でも形あるもの出来たときから傷みが始まる宿命なのです。それを適切な時期にメンテナンスしていかないと後でもっと修繕にお金がかかることにもなりかねません。マンションでは一般的に10年〜12年毎に屋上防水や外壁等まで含めた大規模修繕工事を行うと言われています。

　ちょうどこのタイミングに理事会の役員や大規模修繕委員を引き受けてしまったら、運が悪いとしかいいようがありません。自分の責任を放棄し大規模修繕の準備/実施を、次の理事に先送りしてしまえばどんなに気が楽かと悪魔もささやくかもしれません。でも自分も住むマンション。先送りした結果、建物に重大なダメージが発生し余計な修繕費がかかったり、次の理事会/修繕委員会が質の悪い業者に引っかかり多大な修繕積立金を持っていかれたりするかもしれません。しかもそのお金の一部はあなたのものでもあるのです。

　でもやる気はあるもののいったいどうやって進めたらいいのか、理事会業務ですら初めてなのに大規模修繕のやり方ななど皆目見当もつきません。そんなとき管理組合/理事会の強い味方？管理会社が登場です。何もこちらから言わなくても、「そろそろ大規模修繕の時期です」とか、「簡易劣化診断をしてみましたがそろそろやった方がいいですよ、見積もりはこうです」とか、提案してくれます。でもちょっと待った。渡りに船と飛びついてはいけません。

　管理会社にもいろいろなタイプがあります。大きく分けるとマンション管理だけやるところ、マンション管理/設計監理をやるところ、マンション管理/設計監理/大規模修繕工事をやるところです。この中で特に注意するところは最後の工事もやるところです。

　マンションを買ったときには通常、既に管理会社が決まっています。売買契約書類を良く見てみると最初はその管理会社と管理契約を締結することがマンション購入の条件となっています。管理規約や修繕予算などもその管理会社が最初の案を作っているケースがほとんどだと思います。

　マンション管理会社の収入源は、毎月の管理料、日常のメンテナンス工事や作業、そして大規模修繕工事です。工事金額が大きければ大きいほど利益も大きくなります。したがって、大規模修繕工事は施工までやる管理会社にとっては10年に一度のビッグチャンスなのです。管理会社にとって管理しているマンションは正に“金のなる木”と言っていいでしょう。（週間ダイヤモンド記事参照）

　ですから簡単に管理会社からの提案を受けてはいけません。仮に楽だからという理由から受けることにした場合、住民説明会や総会で組合員が黙っていないでしょう。多分、思慮深い住民からの"口撃"で火達磨になる可能性大です。ボランティアでやっているのにこれではたまりません。でも理事会には、組合員が出して貯めた修繕積立金を守り有効に使う義務があるのです。今回の大規模修繕で少しでも積立金を温存できれば、それを次の大規模修繕に使え新たにあなたの懐から拠出する積立額が減るのですから、決して他人事ではありません。

　限られた修繕積立金をできるだけ有効に使い、組合員にも透明性、客観性を持って説明できるやり方。それは工事の設計/工事監理と施工を分ける設計監理方式がお勧めです。設計/工事監理を専門とする設計監理コンサルを起用して、彼らに工事の設計、施工業者を公募するための工事仕様作成、施工業者の選定補助、施工業者がやる工事の監理、工事完了時のチェック等をやってもらうのです。素人集団である管理組合が百戦錬磨の施工業者と対等にやりあうために、専門のコンサルを活用するのです。

　この場合、設計監理コンサルへの委託費用が発生しますが、これはコンサルの支援を受けて行う施工業者の入札において、結果的に工事費の圧縮が図られ十分回収できると考えます。すなわち、専門のコンサルが入っているということから、見積もりを出してくる施工業者への牽制が働き、不当に高い施工業者などがはじかれ、低コストで質の高い施工業者が選定される可能性が高くなるのです。

　現実的には、同じ工事を両方の方式でやり比較することは不可能ですが、たとえ総コストが同じであったとしても、第三者の専門的コンサルの起用は、対組合員への透明性の観点から正当化されるに違いありません。10年に一度の“大きな買い物”をする分けですから専門家の助言/指導を得ながら進めた方が、理事会、修繕委員会、組合員にとっても安心に違いありません。ただし、あくまでコンサルはアドバイザーであり、物事の決定は理事会/修繕委員会、最終的には総会であることは忘れてはなりません。

　いいコンサルを選べばなんとかその助言を受けながら大規模修繕工事をやれそうな気になってきませんか。では、その設計監理コンサルはどのように選べばいいのでしょうか。いいコンサルを選ぶためのコンサルをさらに雇っていては堂々巡りです。その答えはコンサルを理事会/修繕委員会で公募して選ぶのです。何社かに声をかけて行う指名入札もありますが、その場合その業者をなぜ指名対象としたか説明義務も発生するので、広く募れる公募のほうがベターです。もしよさそうなコンサルと既にコンタクトがある場合や誰かの推薦するコンサルがいた場合には、公募に参加してもらいましょう。

マンション管理会社のタイプ別関与

�C実施方式、公募方法、公示内容等について検討/決定
�D設計監理コンサルの公募実施
�E応募書類の検討（第一次選考）
�F面接評価（第二次選考）
�Gコンサルの内定

�C実施方式、公募方法、公示内容等について検討/決定

　修繕委員会にて実施方式（設計監理方式）、公募方法、公示内容等について検討を行い、それを理事会に上程し決定します。（公募方法は後述。公示内容についてはここでは割愛。）

　公募の公示をしたら後は応募を待つだけ。直ぐに応募がくることはないが、締切日２−３日前から集中して送られてきます。公示方法や案件にもよるが、５−１０社程度の応募はあると思われます。ではその応募書類をどのように評価すればいいのでしょうか。いずれ総会でその選定方法について説明する責任もあります。組合員に明確に説明できるようにしておかなければなりません。

　第一次選考の評価のポイントにつきましては管理組合向けのため、情報CD（有料）に納めました。

　応募書類の中から面談調査をするコンサル３−５社程度を選びました。日時を決めていよいよ面談調査です。でも何をどうやってやったらいいのか分からないですよね。面談調査のポイントは以下の通りです。

a)コンサル会社からは誰に来てもらうか

b)マンション側は誰が参加するか

c)面接時間

d)面接で何をみるか

e)その他

　a)コンサル会社からは誰に来てもらうか

　提出された提案書の内容やコンサルの企業概要、業務実績等について説明できる人と予定されている予定している専任監理責任者２名には来てもらいます。そうは指示しても自主的に代表取締役クラスの人も同席するなど多人数で来ることもあります。また、都合悪く予定専任監理者が来られないこともあるかもしれません。面談日の設定は多少余裕を持って設定しましょう。

　b）マンション側は誰が参加するか

　大規模修繕委員会が組織されていれば、委員長以下委員で参加可能な方も参加します。書類だけではどうしても分からない生の印象をみんなで共有して後の判断材料に活かすためです。修繕委員長（または理事長）が進行役を務めます。

　c)面接時間

　コンンサル側からの提案書の概要、追加事項、修正費用概算（他の面談企業と前提条件を合わせたものを再提出）、マンション側からの質問、それに対する回答等で1社1時間は必要でしょう。また多少のバッファーを設けるために、面談と面談の間は１５−２０分程度余裕を見た設定がベター。コンサル同士でニアミスすることも避けられます。時間が大幅に延びてしまった場合に備え、待機場所（管理室？）も考えておきましょう。

　d)面接で何をみるか
　　

　面接では相手の人柄、誠実さ、説明力など書類では分からない点が確認できる重要な機会です。さらに、提案書の内容について詳細情報を得ることも可能です。面接調査での最大の確認ポイントは大規模修繕のパートナーとして信頼できるコンサルかどうかという点です。そのための

第ニ次選考の面接のポイントにつきましては管理組合向けのため、情報CD（有料）に納めました。

　コンサルの内示先が決定したら契約内容の詰めに入ります。この契約内容はイザという時の拠りどころとなる重要なものです。通常、契約する際には企業で言えば法務部とか顧問弁護士が関与してきますが、マンションの管理組合で顧問弁護士を抱えているところはほとんどないと思います。そうかといって、高い報酬を払って弁護士を雇うのも考えてしまいます。

　契約内容の主なポイントを抑えておけば、弁護士がいなくても契約はそんなに怖いものではありません。民法上の規定があるような場合でも契約に書いておいた方が明確になりベターです。主なポイントは以下の通り。

 
　　＜契約主体＞
　誰と誰の契約か。相手の法人格、代表者は登記されているものと同じか。

　＜業務範囲＞
　何をどの程度依頼するのか明確になっているか。誰が週に何回来るのか。

　＜契約期間＞
　いつからいつまでの契約か。工事が延びた場合契約はどうなるのか。

　＜報酬＞
　上記業務の対価はいくらか。どのようなタイミングで（分割？）、いくら、どのように支払うのか。

　　＜業務の変更＞
　当初設定した業務を変更する場合はどのようにやるのか。そのときの報酬/経費の変更はどうするのか。

　　＜提出書類＞設計図面等の関連書類をどのような形（CD？）で、いつ提出してもらえるのか。

　＜守秘義務＞
　業務上知りえた相手方の秘密情報をいつまで守る義務があるのか。